mnmlist: Die Kunst der kurzen E-Mails

Mit Worten ist es wie mit Sonnenstrahlen. Je mehr sie verdichtet werden, desto tiefer brennen sie. — Robert Southey

E-Mails sind für manche von uns wie eine Seuche. Sie verbreiten sich schnell, infizieren Sie, bis Sie mit Wunden bedeckt sind und nichts Sinnvolles mehr tun können, und füllen schließlich die Straßen mit Leichen.

OK, vielleicht sind E-Mails nicht genau wie die Pest.

Aber sie können Ihren ganzen Tag in Beschlag nehmen, wenn Sie sie lassen. Erlernen Sie die Kunst der Kürze (nicht zu verwechseln mit dieser Website).

Wenn Sie die Kunst beherrschen, prägnante E-Mails zu schreiben, kommunizieren Sie wichtige Informationen, ohne viel Zeit zu verlieren - weder Ihre noch die des Empfängers. Mit Ihrer eigenen Kürze ermutigen Sie auch den Antwortenden, sich kurz zu fassen. Und indem Sie das Geschwätz eliminieren, werden Sie auch ein besserer Schreiber.

Einige Tipps zum Schreiben kurzer E-Mails:

• Überspringen Sie die Betreffzeile.

  Das ist umstritten, da viele Leute glauben, dass die Betreffzeile der Schlüssel für jemanden ist, der seinen Posteingang durchsucht.

  Ich persönlich schaue auf den Absender, um festzustellen, ob ich die E-Mail lesen werde, und ich kann in der Regel die erste Zeile in Gmail lesen, nur vom Posteingang aus. Also wird die Betreffzeile irrelevant. Springen Sie einfach direkt zur Nachricht und vergessen Sie die Metadaten. Der Inhalt ist die Metadaten. Wenn der Empfänger Sie kennt, wird er die E-Mail öffnen.

  Hinweis: Dies wird von manchen sogar als unhöflich angesehen, also seien Sie sich der Erwartungen Ihres Empfängers bewusst. Bei Freunden, Familienmitgliedern und engen Arbeitskollegen ist es in Ordnung, die Betreffzeile wegzulassen. Bei formelleren E-Mails sollten Sie eine Betreffzeile verwenden, wobei Sie vielleicht nicht jede einzelne der folgenden Regeln befolgen müssen.

• Beschränken Sie sich auf ein paar Sätze.

  Ich bin seit langem ein Verfechter der 5-Sätze-Regel und wenn Sie es auf 2-3 Sätze beschränken können, ist das sogar noch besser. Eine Begrenzung zwingt Sie dazu, es kurz zu halten - genau wie ein Haiku.

• Überspringen Sie die Begrüßung.

  Sicher, die höfliche Etikette schreibt vor, dass Sie eine Begrüßung schreiben. Aber meistens mailen wir an Freunde, Kollegen oder die Familie, und wirklich, interessieren die sich für Ihre Begrüßung? Ihre Zeit ist wertvoll. Tauchen Sie in die Nachricht ein.

• Überspringen Sie die Unterschrift.

  Ich hasse lange Signaturen, besonders bei jemandem, mit dem ich regelmäßig spreche. Ich kenne bereits alle Ihre Informationen - warum sollten Sie sie weiterschicken? Melden Sie sich einfach ab, so kurz wie möglich. Meine Unterschrift ist normalerweise: -leo, aber wenn ich die Person wirklich kenne, lasse ich das auch weg.

• Grenzen Sie das Thema ein.

  Wenn Sie lange E-Mails schreiben müssen, liegt das meist daran, dass Sie versuchen, über zu viele Dinge zu sprechen. Das führt in der Regel zu Problemen - der Empfänger könnte z.B. bestimmte Teile überlesen. Bleiben Sie also erst einmal bei einem Thema und kommen Sie auf den Punkt.

• Bearbeiten Sie die E-Mail.

  Ich weiß, Sie wollen es schreiben, abschicken und vergessen.

  Das ist aber unhöflich, dem Empfänger gegenüber. Sie denken vielleicht, dass er keine gute E-Mail verdient hat. Ich sage nicht, dass Sie Stunden damit verbringen müssen, jede E-Mail perfekt zu machen, aber wenn Sie sich 10 Sekunden Zeit nehmen können, um eine E-Mail noch einmal durchzugehen und unnötige Sätze und Wörter zu entfernen, dann tun Sie Ihrem Empfänger (und sich selbst) einen Gefallen.

• Ziehen Sie in Erwägung, nicht zu senden.

  Manchmal ist eine E-Mail unnötig. Überlegen Sie vor dem Versenden oder sogar vor dem Schreiben, ob der Empfänger wirklich ein Danke oder Ich habe es bekommen oder eine andere derartige Nachricht braucht. Manchmal ist es in Ordnung, aber wenn die Person Ihnen eine got it-E-Mail schickt, müssen Sie dann mit einem Danke antworten? Machen Sie einfach weiter.

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Wenn es viele Worte braucht, um das zu sagen, was Sie im Sinn haben, denken Sie mehr darüber nach. — Dennis Roth